Så effektiviserar bussbolag och åkerier inköpen av förbrukningsvaror

Förbrukningsvaror är en av de poster som slukar mest administrativ tid i ett transport- eller bussbolag – och ändå är det sällan den posten som prioriteras i förbättringsarbetet. Fokus hamnar på ruttoptimering, drivmedelsavtal och fordonsinvesteringar, medan inköp av AdBlue, tvättkemikalier, smörjmedel, arbetskläder och kontorsförnödenheter hanteras ad hoc av den som råkar märka att lagret är slut.

Det är ett dyrt sätt att driva inköp. Den här guiden visar hur bussbolag och åkerier kan strukturera inköpen av förbrukningsvaror på ett sätt som sänker kostnaderna, minskar administrationen och frigör tid för det som verkligen driver verksamheten framåt.

Vad kostar ostrukturerade inköp egentligen?

Problemet med reaktiva inköp är att de döljer sin verkliga kostnad. Det är inte bara priset på varan – det är den samlade kostnaden för:

• Tid som går åt till att söka efter leverantörer, hämta offerter och jämföra priser varje gång

• Expressbeställningar och expressfraktkostnader när lagret plötsligt är tomt

• Prisskillnader mellan olika beställningstillfällen, utan möjlighet att använda volymer för att förhandla

• Flera fakturor från flera leverantörer som ska kontrolleras, attesteras och betalas

• Artiklar som beställs i fel mängd – antingen för lite (och man tvingas beställa igen) eller för mycket (och pengarna är bundna i lager)

Konsoliderar man inköpen till färre leverantörer med tydliga avtal elimineras en stor del av den här dolda kostnaden. Vinsten syns inte alltid direkt på artikelpriset, men den syns på den tid och administration som frigörs.

Steg 1: kartlägg vad ni faktiskt köper

Det första steget mot strukturerade inköp är att veta vad man köper. Det låter självklart, men för många bolag är svaret utspritt över kontoutdrag, gamla mail och muntliga beställningar som aldrig dokumenterats.

Gå igenom de senaste 12 månadernas inköp och kategorisera dem:

• Drivmedelsrelaterade förbrukningsvaror: AdBlue, motorolja, växellådsolja, kylvätska, spolarvätska

• Tvättkemikalier: fordonstvättsmedel, avfettningsmedel, hjulrengöringsmedel

• Skyddsutrustning och arbetskläder: handskar, skyddsskor, varselkläder, hjälmar

• Rengöring och hygien: städprodukter, toalettpapper, tvål, pappershanddukar

• Pausrum och personalförmåner: kaffe, kaffemaskiner, fikaprodukter

• Kontorsförbrukningsvaror: skrivmaterial, etiketter, dokumentation

Resultatet är ofta en lista på 8–15 kategorier och ett antal leverantörer som varierar kraftigt i servicenivå, pris och leveranssäkerhet.

Steg 2: konsolidera leverantörerna

Målet är inte att ha en enda leverantör för allt – det är att ha rätt antal leverantörer för att kombinera bredd med förhandlingsstyrka och administrativ enkelhet.

En bred B2B-leverantör som täcker flera av era kategorier ger er:

• Samlade fakturor – färre fakturor att hantera, mindre administration

• Volymrabatter – total inköpsvolym hos en leverantör ger mer att förhandla med

• Förenklad betalningshantering – ett kreditkort eller ett fakturakonto istället för flera

• En kontaktpunkt – en ansvarig person att vända sig till vid leveransproblem eller frågor

Det kräver att ni väljer en leverantör med tillräcklig bredd. En som kan leverera AdBlue, tvättkemikalier, smörjmedel, städprodukter och fikaprodukter från samma order – inte en specialist per kategori.

Steg 3: sätt upp en beställningsrutin

Spontana beställningar när lagret tar slut är dyrt och ineffektivt. En enkel beställningsrutin förändrar det:

Definiera miniminivåer per artikel. Hur mycket ska det minst finnas av varje artikel i lagret? Miniminivån är din signal att beställa – inte att ni faktiskt har slut.

Bestäm beställningsfrekvens. Månadsbeställningar passar de flesta bolag med normal förbrukning. Produkter med hög omsättning kan kräva varannan vecka. Nyckeln är att beställa på schema, inte på kris.

Utse ansvar. Vem ansvarar för att kontrollera lagernivåerna och lägga beställningarna? Det behöver inte vara en heltidstjänst – men det måste vara någons uppgift.

Använd webbshopen. En leverantör med en välsorterad B2B-webbshop låter er beställa vid valfri tidpunkt, utan att vänta på öppettider eller säljare. Ordrar kan läggas direkt av den som ansvarar för inköp, och orderhistoriken är alltid tillgänglig för uppföljning.

Steg 4: förhandla volymavtal

När ni vet vad ni köper och i vilka volymer är det dags att använda det i förhandlingen med leverantören. De flesta B2B-leverantörer erbjuder prissättning baserad på volym – men det kräver att ni kan visa vad ni faktiskt förbrukar.

Med 12 månaders historik i handen kan ni gå till förhandlingen med konkreta siffror: "Vi köper X liter AdBlue och Y liter motorolja per år. Vad erbjuder ni för ett ramavtal?"

Utöver priset är det värt att förhandla om:

• Betalningsvillkor – 30 eller 60 dagars kredit ger bättre likviditet

• Leveranstid – hur snabbt kan leverantören leverera vid akuta behov?

• Returrätt – vad händer om ni beställer för mycket?

Steg 5: följ upp och justera

Strukturerade inköp är inte ett projekt som avslutas, det är en rutin som kräver löpande uppföljning. Gå igenom en gång per kvartal:

• Stämmer förbrukningstakten med era beräkningar?

• Finns det kategorier där ni fortfarande köper reaktivt?

• Har prisnivåerna förändrats sedan avtalet tecknades?

Förbättringar behöver inte vara dramatiska för att ha effekt. Tio procents sänkning av administrationstiden och fem procents lägre snittpris på förbrukningsvaror räknas som en framgång – och den vinsten återkommer varje månad.

Motorplan – en leverantör för transportbranschens förbrukningsvaror

Motorplan är en B2B-webbshop med 35 000 artiklar riktad mot bussbolag, åkerier, verkstäder och markentreprenader. Vi levererar förbrukningsvaror i de kategorier ni faktiskt behöver: AdBlue, tvättkemikalier, smörjmedel, arbetskläder, städprodukter, kaffemaskiner och fikaprodukter – allt från en och samma leverantör.

Vill ni sätta upp ett inköpsavtal anpassat efter er förbrukning och era volymer? Vi hjälper er igenom processen från kartläggning till löpande leveranser.

Redo att strukturera era inköp? Besök motorplan.se och skapa ett konto, eller ta kontakt med oss direkt för att diskutera ett avtal anpassat för er verksamhet.